Nel linguaggio corrente si parla di credito ogni volta che un soggetto deve ricevere da un altro una somma di denaro. Dal punto di vista giuridico il concetto è più ampio: il credito rappresenta la posizione attiva all'interno di un rapporto obbligatorio, nel quale un soggetto, il debitore, è tenuto a eseguire una determinata prestazione nei confronti del creditore.
Per questa ragione una fattura non pagata non dovrebbe essere esaminata isolatamente. La fattura è normalmente uno degli elementi documentali della posizione, ma per comprendere il credito occorre ricostruire il rapporto dal quale essa deriva: contratto, ordine, fornitura, consegna, prestazione eseguita, scadenza pattuita ed eventuali contestazioni.
01. Da dove nasce un credito
L'art. 1173 del Codice civile individua le fonti delle obbligazioni. L'obbligazione può derivare da un contratto, da un fatto illecito oppure da altri atti o fatti che l'ordinamento considera idonei a produrla.
Codice civile, Libro IV — Delle obbligazioni, Titolo I — Delle obbligazioni in generale, artt. 1173 e seguenti.
Nell'attività d'impresa la fonte del credito è molto spesso un contratto di vendita, una prestazione di servizi, un'opera eseguita, una fornitura oppure un diverso rapporto commerciale. In questi casi il documento fiscale rappresenta soltanto una parte della vicenda.
02. Il rapporto obbligatorio
Per valutare correttamente una posizione creditoria è utile distinguere almeno quattro elementi: il soggetto che pretende la prestazione, il soggetto tenuto a eseguirla, il contenuto della prestazione e il titolo dal quale deriva l'obbligazione.
Questa ricostruzione diventa particolarmente importante quando il debitore contesta il credito, quando la documentazione è incompleta oppure quando tra ordine, fattura e prestazione eseguita emergono differenze.
03. La prestazione deve avere carattere patrimoniale
L'art. 1174 c.c. stabilisce che la prestazione oggetto dell'obbligazione deve essere suscettibile di valutazione economica. Ciò non significa che l'interesse del creditore debba essere necessariamente economico: l'interesse perseguito può anche avere natura diversa, purché la prestazione dovuta abbia carattere patrimoniale.
Nella pratica dei rapporti commerciali questo requisito emerge normalmente senza particolari difficoltà, poiché il credito consiste spesso nel pagamento di una somma di denaro. Resta tuttavia utile ricordare che il rapporto obbligatorio non coincide necessariamente con un semplice debito pecuniario.
Art. 1174 c.c. — carattere patrimoniale della prestazione e interesse del creditore.
04. Correttezza tra creditore e debitore
Il rapporto obbligatorio non è regolato soltanto dal contenuto letterale del contratto. L'art. 1175 c.c. impone a debitore e creditore di comportarsi secondo correttezza.
Questo principio incide anche sulla gestione concreta del credito: comunicazioni, contestazioni, richieste di chiarimento, modalità di adempimento e comportamento successivo alla scadenza devono essere letti nel quadro complessivo del rapporto.
Art. 1175 c.c. — comportamento secondo correttezza del debitore e del creditore.
Un'impresa emette una fattura di euro 12.000 per una fornitura. Per valutare il credito non è sufficiente constatare che la fattura sia scaduta. È opportuno verificare anche l'ordine, la consegna della merce, gli eventuali DDT, le condizioni di pagamento, la corrispondenza intercorsa e l'esistenza di contestazioni.
05. La prova del credito
Un credito economicamente esistente e un credito agevolmente dimostrabile non sono necessariamente la stessa cosa. Quanto più ordinata e coerente è la documentazione, tanto più semplice sarà ricostruire il rapporto e scegliere il percorso di tutela più appropriato.
La documentazione deve quindi essere osservata nel suo insieme. Contratto, ordine, conferma d'ordine, documento di trasporto, fattura, estratto conto, corrispondenza, PEC, riconoscimenti del debitore ed eventuali titoli di credito possono assumere rilievo diverso a seconda della natura della posizione.
06. L'onere della prova
Quando il credito viene contestato, assume particolare importanza la regola generale dell'art. 2697 c.c.: chi intende far valere un diritto deve provare i fatti che ne costituiscono il fondamento.
Per il creditore ciò significa che la semplice affermazione dell'esistenza del credito non è sufficiente. Occorre poter ricostruire e documentare i fatti dai quali il diritto deriva. Al debitore compete invece la prova dei fatti impeditivi, modificativi o estintivi che eccepisce.
Un fascicolo ordinato non serve soltanto a sapere quanto deve essere riscosso: serve soprattutto a dimostrare perché quella somma è dovuta e quali vicende hanno interessato il rapporto.
07. Certezza, liquidità ed esigibilità
Nella pratica del recupero è frequente incontrare le espressioni credito certo, liquido ed esigibile. Non devono essere utilizzate come formule automatiche: occorre verificare concretamente la posizione e lo strumento che si intende utilizzare.
In termini generali, la verifica deve chiarire almeno se il diritto è individuabile, se l'importo è determinato o determinabile e se la prestazione è ormai dovuta.
Prima di iniziare un recupero è opportuno separare ciò che è documentato, ciò che deve essere ancora dimostrato e ciò che potrebbe essere oggetto di contestazione.
08. I documenti da conservare
La corretta gestione del credito comincia molto prima dell'inadempimento. Conservare ordinatamente i documenti consente di ricostruire rapidamente origine, importo, scadenza e vicende successive del rapporto.
- contratto o accordo commerciale;
- ordine e conferma d'ordine;
- preventivi accettati;
- documenti di trasporto e prova della consegna;
- fatture e note di variazione;
- estratti conto e riconciliazioni;
- PEC, email e solleciti;
- eventuali contestazioni del debitore;
- riconoscimenti di debito;
- assegni, cambiali o altri titoli eventualmente ricevuti.
09. Cosa verificare prima di iniziare il recupero
Il recupero non dovrebbe iniziare con l'invio automatico di una diffida. Una prima istruttoria consente invece di stabilire quale sia la situazione reale e quali informazioni manchino.
Occorre normalmente verificare titolo del credito, importo, scadenza, documentazione disponibile, eventuali pagamenti parziali, contestazioni, prescrizione, garanzie e condizioni economiche del debitore nei limiti delle informazioni legittimamente acquisibili.
Non soltanto: “La fattura è stata pagata?”, ma: “Quali documenti consentono di dimostrare perché quella somma è dovuta, quando è divenuta esigibile e quali fatti sono intervenuti successivamente?”.
10. Errori da evitare nella gestione del credito
Molte difficoltà di recupero non nascono al momento dell'inadempimento, ma derivano da una gestione precedente poco documentata. Alcuni errori ricorrenti meritano particolare attenzione.
- considerare la fattura come unica prova dell'intero rapporto;
- non conservare ordine, contratto o conferma della prestazione;
- non documentare consegna o esecuzione del servizio;
- trascurare contestazioni ricevute dal debitore;
- non ricostruire pagamenti parziali, note di credito o compensazioni;
- attendere troppo tempo prima di verificare prescrizione e garanzie;
- avviare un recupero senza una preventiva ricostruzione documentale.
La qualità del recupero dipende spesso dalla qualità con cui il credito è stato formato, documentato e seguito prima della scadenza.
11. Fonti normative
Codice civile
R.D. 16 marzo 1942, n. 262 —
Libro IV, Delle obbligazioni.
Riferimenti principali del capitolo: artt. 1173, 1174 e 1175 c.c.; art. 2697 c.c. in materia di onere della prova.
Fonte ufficiale: Normattiva .
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