Il recupero dovrebbe rappresentare l'ultima fase di un percorso ordinato di gestione del credito.
Prima di scegliere come procedere, è necessario sapere con precisione perché il credito esiste, quanto è ancora dovuto, quando è scaduto, quali contestazioni sono state formulate e quali documenti sono disponibili.
01. Prima di iniziare il recupero
La prima attività consiste nella verifica della posizione. Un credito contabilmente esistente non dovrebbe essere automaticamente trasferito alla fase di recupero senza una preventiva istruttoria.
Devono essere controllati almeno:
- identità del creditore;
- identità del debitore;
- titolo da cui nasce il credito;
- importo originario;
- pagamenti già ricevuti;
- saldo residuo;
- scadenza;
- prescrizione;
- contestazioni;
- garanzie;
- documentazione disponibile.
02. L'istruttoria del credito
L'istruttoria consiste nel ricostruire cronologicamente e documentalmente l'intera posizione.
Il risultato dovrebbe consentire di distinguere tra credito documentalmente completo, credito che necessita di integrazioni e credito sul quale esistono contestazioni o criticità da approfondire.
Prima di chiedere il pagamento bisogna essere in grado di spiegare da quale rapporto nasce la somma richiesta, come è stata determinata e quali documenti la sostengono.
03. Il sollecito di pagamento
In molte posizioni il primo intervento consiste in un sollecito chiaro e riferito al credito effettivamente dovuto.
La comunicazione dovrebbe identificare almeno il rapporto, l'importo richiesto, la scadenza e i riferimenti necessari affinché il debitore possa comprendere la posizione.
Un semplice sollecito commerciale non deve essere confuso automaticamente con una costituzione in mora o con un atto interruttivo della prescrizione.
04. La costituzione in mora
Quando ne ricorrono i presupposti, può essere necessario procedere con una formale costituzione in mora.
L'art. 1219 c.c. disciplina la costituzione in mora del debitore e individua anche i casi nei quali non è necessaria una preventiva intimazione scritta.
Art. 1219 c.c. — costituzione in mora.
05. Il contatto con il debitore
Il recupero stragiudiziale può comprendere il contatto con il debitore per comprendere le ragioni del mancato pagamento, verificare eventuali contestazioni e valutare la possibilità di una soluzione volontaria.
Le comunicazioni rilevanti dovrebbero essere documentate e inserite nel fascicolo della posizione.
06. Il piano di rientro
Quando il debitore non è in grado di effettuare il pagamento immediato, può essere valutato un accordo di pagamento rateale.
Prima di accettarlo occorre definire con precisione importo riconosciuto, numero delle rate, scadenze, modalità di pagamento ed effetti dell'eventuale mancato rispetto del piano.
Un piano di rientro non dovrebbe restare affidato a intese telefoniche: condizioni e scadenze devono essere ricostruibili documentalmente.
07. Il recupero stragiudiziale
La fase stragiudiziale mira, quando possibile, a ottenere il pagamento senza instaurare un procedimento giudiziario.
Può comprendere solleciti strutturati, comunicazioni formali, interlocuzioni con il debitore, verifica delle contestazioni e negoziazione di eventuali accordi.
La scelta delle attività deve essere proporzionata all'importo del credito, alla qualità della documentazione, alla posizione del debitore e ai costi prevedibili.
08. Controllare sempre la prescrizione
Le trattative con il debitore non devono far perdere di vista il decorso della prescrizione.
L'art. 2943 c.c. disciplina l'interruzione da parte del titolare del diritto. La concreta idoneità di un atto deve essere verificata rispetto alla specifica posizione.
Art. 2943 c.c. — interruzione della prescrizione da parte del titolare.
09. Verificare le garanzie
Prima di decidere come procedere devono essere controllate le eventuali garanzie del credito: fideiussioni, privilegi, pegni, ipoteche e altre forme di garanzia applicabili.
La presenza di una garanzia può modificare significativamente la valutazione della strategia di recupero.
10. Quando valutare la fase giudiziale
Se il recupero stragiudiziale non produce risultato, può essere valutato il passaggio alla fase giudiziale.
Non esiste però un'unica procedura adatta a ogni credito. Occorre esaminare titolo, prova disponibile, contestazioni, importo, garanzie, situazione del debitore e rapporto tra costi e risultato perseguibile.
Quando ne ricorrono i presupposti, l'ordinamento prevede anche il procedimento per ingiunzione disciplinato dagli artt. 633 e seguenti del codice di procedura civile.
Mediazione, negoziazione assistita e altri strumenti devono essere verificati sulla base della materia e della disciplina concretamente applicabile.
11. Avviso importante
AVVISO IMPORTANTE — ATTIVITÀ PROFESSIONALE E GIUDIZIALE1260.it è una guida informativa alla conoscenza e alla gestione del credito. I contenuti del sito non costituiscono parere legale, consulenza individuale né avvio automatico di un procedimento.
L'eventuale passaggio alla fase giudiziale richiede l'esame della singola posizione e, quando previsto o necessario, l'intervento di un avvocato.
Prima dell'avvio dell'attività legale viene predisposto uno specifico preventivo. L'attività viene avviata soltanto dopo l'accettazione del preventivo e il conferimento del relativo incarico.
Compensi professionali, contributi, anticipazioni, spese vive e ulteriori costi della fase giudiziale sono distinti dalle eventuali attività preliminari o stragiudiziali.
12. Il fascicolo da trasferire al legale
Quando viene valutato il passaggio alla fase giudiziale, il fascicolo dovrebbe essere già ordinato.
Dovrebbe contenere almeno:
- scheda delle parti;
- relazione sintetica sulla posizione;
- contratto;
- ordini e conferme;
- DDT o prove dell'esecuzione;
- fatture;
- estratto conto e riconciliazione del saldo;
- pagamenti ricevuti;
- contestazioni;
- PEC e raccomandate;
- costituzioni in mora;
- atti interruttivi della prescrizione;
- riconoscimenti del debito;
- piani di rientro;
- garanzie;
- eventuali titoli di credito;
- cronologia completa degli eventi.
13. Costi e preventivo
La convenienza economica del recupero deve essere valutata prima di assumere costi ulteriori.
Nella fase giudiziale possono assumere rilievo, a seconda della procedura, compensi professionali, contributi, notificazioni, anticipazioni e altre spese necessarie.
Per questo il passaggio al legale deve essere preceduto dalla valutazione della pratica e dal relativo preventivo.
14. Errori da evitare
- iniziare il recupero senza verificare l'esistenza del credito;
- richiedere importi non riconciliati;
- ignorare contestazioni del debitore;
- confondere sollecito e costituzione in mora;
- perdere di vista la prescrizione durante le trattative;
- non conservare la prova delle comunicazioni;
- accettare piani di rientro non documentati;
- non verificare le garanzie disponibili;
- iniziare una fase giudiziale senza una preventiva valutazione della prova;
- non confrontare costi prevedibili e concreta utilità del recupero;
- consegnare al professionista un fascicolo disordinato o incompleto.
15. Fonti normative
Codice civile
R.D. 16 marzo 1942, n. 262.
Riferimenti collegati: art. 1219 c.c.; artt. 2934 e seguenti c.c.; art. 2943 c.c.; disciplina delle garanzie richiamata nel Capitolo 07.
Procedimento per ingiunzione
artt. 633 e seguenti
del codice di procedura civile.
Mediazione civile e commerciale
D.Lgs. 4 marzo 2010, n. 28.
Negoziazione assistita
D.L. 12 settembre 2014, n. 132,
convertito con modificazioni
dalla L. 10 novembre 2014, n. 162.
Fonte normativa ufficiale: Normattiva .