Nella gestione del credito il documento non è soltanto un supporto amministrativo. Serve a ricostruire il rapporto tra le parti e può assumere rilievo probatorio diverso a seconda della sua natura, provenienza e contenuto. La documentazione deve quindi essere letta insieme agli elementi che consentono di ricostruire esistenza, contenuto ed esigibilità del credito.
Per questo motivo non è corretto ridurre l'analisi alla sola domanda «esiste una fattura?». Occorre ricostruire l'intera sequenza documentale.
01. La prova del credito
L'art. 2697 c.c. contiene la regola generale sull'onere della prova. Chi fa valere un diritto deve provare i fatti che ne costituiscono il fondamento.
Art. 2697 c.c. — onere della prova.
La qualità della documentazione incide quindi sulla possibilità di ricostruire con precisione il credito e le relative vicende.
02. Il contratto
Il contratto è spesso il primo documento da esaminare perché consente di individuare oggetto della prestazione, prezzo, termini e scadenze di pagamento, obblighi delle parti, garanzie e clausole rilevanti.
Deve essere verificata anche l'eventuale esistenza di condizioni generali, allegati, appendici e successive modifiche.
03. Ordine e conferma d'ordine
Nei rapporti commerciali ordine e conferma d'ordine possono essere determinanti per ricostruire quantità, prezzi, modalità di consegna e termini di pagamento.
È importante confrontarli con fattura, DDT e corrispondenza successiva, verificando che i documenti siano coerenti.
04. DDT e prova della consegna
Nei rapporti aventi ad oggetto beni, i documenti relativi alla consegna sono spesso essenziali per dimostrare l'esecuzione della prestazione.
Il DDT dovrebbe essere esaminato insieme a ordine, fattura, firma o altra evidenza della consegna e ad eventuali contestazioni.
Non limitarsi all'esistenza materiale del DDT: verificare destinatario, data, merce, quantità e collegamento con la fattura.
05. La fattura
La fattura è un documento centrale nella gestione amministrativa e fiscale, ma non deve essere automaticamente considerata come documento che, da solo, dimostra ogni elemento del rapporto sottostante.
Deve essere confrontata con contratto, ordine, consegna, prestazione effettuata ed eventuali contestazioni del debitore.
Una fattura di euro 18.000 può risultare formalmente emessa, ma il debitore può contestare quantità, qualità o esecuzione della prestazione. Per valutare il credito occorre quindi esaminare anche il rapporto sottostante.
06. Estratto conto e partitario cliente
Estratto conto e partitario sono utili per ricostruire contabilmente fatture, note di credito, incassi, compensazioni e saldo residuo.
La contabilità deve però essere riconciliata con la documentazione del rapporto. Un saldo contabile non sostituisce automaticamente la verifica dei singoli movimenti.
07. Ri.Ba.
La ricevuta bancaria è uno strumento utilizzato nella gestione degli incassi commerciali.
L'esito insoluto di una Ri.Ba. può documentare il mancato incasso secondo la procedura utilizzata, ma deve essere collegato al credito e alla fattura cui si riferisce.
08. PEC e corrispondenza
PEC, email e altra corrispondenza possono documentare numerosi aspetti: ordine, contestazioni, riconoscimenti, richieste di proroga, solleciti e atti collegati alla costituzione in mora del debitore.
È opportuno conservare il messaggio completo, gli allegati, le ricevute e gli elementi che consentono di ricostruirne provenienza e ricezione.
09. L'assegno
L'assegno è disciplinato da una normativa speciale e non deve essere trattato come una semplice promessa privata di pagamento.
Quando un credito è collegato a un assegno, occorre conservare il titolo e verificare date, firme, presentazione, esito e ogni altra circostanza rilevante.
R.D. 21 dicembre 1933, n. 1736 — disposizioni sull'assegno bancario, sull'assegno circolare e su altri titoli.
10. La cambiale
Anche la cambiale è soggetta a una disciplina speciale. La presenza di un titolo cambiario può incidere significativamente sulla struttura documentale del credito.
Devono essere verificati integralmente il titolo, le sottoscrizioni, la scadenza, eventuali girate, avalli e gli altri elementi rilevanti previsti dalla disciplina cambiaria.
R.D. 14 dicembre 1933, n. 1669 — disciplina della cambiale e del vaglia cambiario.
11. Riconoscimento di debito
La promessa di pagamento e la ricognizione di debito sono disciplinate dall'art. 1988 c.c.
Un documento nel quale il debitore riconosce il debito può quindi assumere una rilevanza specifica, che deve essere valutata alla luce del suo contenuto concreto. La sua eventuale rilevanza rispetto alla prescrizione del credito richiede una verifica specifica della posizione.
Art. 1988 c.c. — promessa di pagamento e ricognizione di debito.
12. Quietanze e documenti di pagamento
La ricostruzione documentale deve comprendere anche ciò che riduce o estingue il credito.
Bonifici, quietanze, assegni incassati, note di credito e compensazioni devono essere considerati per determinare il saldo effettivo.
13. Il fascicolo del credito
Un credito dovrebbe essere organizzato in un fascicolo cronologico e coerente.
Una possibile sequenza è:
- anagrafica delle parti;
- contratto;
- ordine;
- conferma d'ordine;
- DDT o prova della prestazione;
- fattura;
- estratto conto;
- pagamenti ricevuti;
- contestazioni;
- solleciti;
- PEC;
- eventuali titoli di credito;
- riconoscimenti del debito;
- accordi di dilazione;
- garanzie;
- atti successivi.
Il fascicolo dovrebbe consentire a un soggetto che non conosce la pratica di comprendere rapidamente perché il credito è sorto, quanto è dovuto, quando è scaduto e quali eventi sono intervenuti.
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14. Errori da evitare
- considerare la sola fattura sufficiente in ogni situazione;
- non conservare il contratto originario;
- separare fattura e documentazione della consegna;
- ignorare contestazioni del debitore;
- non conservare le ricevute PEC;
- non riconciliare pagamenti e note di credito;
- perdere l'originale di assegni o cambiali;
- non verificare il contenuto effettivo di un riconoscimento di debito;
- archiviare i documenti senza un ordine cronologico;
- valutare ogni documento isolatamente anziché nel contesto complessivo.
15. Fonti normative
Codice civile
R.D. 16 marzo 1942, n. 262.
Riferimenti principali: art. 2697 c.c.; artt. 2702 e seguenti c.c.; art. 1988 c.c.
Assegno
R.D. 21 dicembre 1933, n. 1736.
Cambiale
R.D. 14 dicembre 1933, n. 1669.
Fonte ufficiale: Normattiva .